กระทรวงการต่างประเทศได้ใช้เวลาส่วนใหญ่ในทศวรรษที่ผ่านมาเพื่อให้แน่ใจว่าจะพร้อมสำหรับการขอหนังสือเดินทางจำนวนมากซึ่งคาดว่าจะเกิดขึ้นในอีก 18 เดือนข้างหน้าหน่วยงานคาดการณ์ว่าชาวอเมริกันจะยื่นขอหนังสือเดินทาง 21 ล้านเล่มในปี 2560 และ 20.4 ล้านคนในปี 2561 เพิ่มขึ้นจาก 14.5 ล้านคนในปี 2558 และ 16.8 ล้านคนในปี 2559สาเหตุของการเพิ่มขึ้นอย่างมากสามารถย้อนไปถึงปี 2550 เมื่อรัฐบาลดำเนินโครงการ Western Travel Hemisphere Initiative (WHTI) ซึ่งกำหนดให้ประชาชนต้องมีหนังสือเดินทางเพื่อเดินทางกลับจากแคนาดา เม็กซิโก และแคริบเบียน แทนที่จะใช้
เพียงใบขับขี่เท่านั้น ดังเช่นกรณี มานานหลายทศวรรษ
10 ปีต่อมา พาสปอร์ตหลายเล่มกำลังจะต่ออายุ และรัฐได้เตรียมการสำหรับวันนี้ตั้งแต่ประสบปัญหาในปี 2550
ข้อมูลเชิงลึกโดย Carahsoft: เอเจนซีจะบรรลุประสบการณ์ลูกค้าที่ยอดเยี่ยมด้วยความปลอดภัยทางไซเบอร์ที่ได้รับการปรับปรุงได้อย่างไร ในระหว่างการสัมมนาผ่านเว็บสุดพิเศษนี้ Jason Miller ผู้ดำเนินรายการจะหารือเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงสู่ระบบคลาวด์และกลยุทธ์การจัดการข้อมูลประจำตัวและการเข้าถึงกับหน่วยงานและผู้นำในอุตสาหกรรม
เบรนดา สปราก รองผู้ช่วยเลขาธิการฝ่ายบริการหนังสือเดินทางของกระทรวงการต่างประเทศสหรัฐฯ กล่าวว่า หน่วยงานไม่ได้เตรียมพร้อมสำหรับการยื่นคำร้อง 18.6 ล้านฉบับ และจบลงด้วยงานค้างจำนวนมาก ทำให้ประชาชนต้องรอตั้งแต่ 12 สัปดาห์ถึง 20 สัปดาห์
“มันเป็นสิ่งที่เราไม่อยากให้เกิดขึ้นอีก” สปรากกล่าวในการให้สัมภาษณ์พิเศษกับ Federal News Radio “18.6 ล้านมากกว่าที่เราออกในปีก่อนหน้า 50 เปอร์เซ็นต์ เรากำลังรอสิ่งนี้ให้คลื่นซัดเข้าหาเรา เรากำลังเตรียมการและตอนนี้เรากำลังอยู่ตรงกลาง”
Sprague กล่าวว่ารัฐได้ทำการปรับปรุงเกี่ยวกับผู้คน กระบวนการ และเทคโนโลยี เพื่อให้แน่ใจว่าจะ
สามารถจัดการกับกระแสหนังสือเดินทางที่กำลังจะมาถึงได้สำเร็จ
“สิ่งแรกที่เราทำคือการใช้เงินบางส่วนที่เราได้รับจากมาตรการกระตุ้นเศรษฐกิจในปี 2552 คือเราเปิดหน่วยงานใหม่ 11 แห่งทั่วประเทศ และเพิ่มเคาน์เตอร์ให้กับสถานที่บางแห่งที่ไม่มีเคาน์เตอร์สาธารณะ ทันใดนั้นเราก็มีผู้คนจำนวนมากขึ้นสำหรับความต้องการฉุกเฉิน” เธอกล่าว “เราเพิ่มการจ้างงานประมาณ 300 คน ย้อนกลับไปในปี 2550 เรามีพนักงานเพียง 1,600 คนในบัญชีเงินเดือน วันนี้เรามีประมาณ 2,200”
ฟัง Jason Miller บน Federal Drive กับ Tom Teminเครื่องเล่นเสียงนอกจากนี้ รัฐยังทำงานร่วมกับกระทรวงการคลังและธนาคารซิตี้แบงก์เพื่อสร้างความซ้ำซ้อนในวิธีที่รัฐบาลดำเนินการชำระเงินสำหรับหนังสือเดินทาง จากนั้นจึงย้ายใบสมัครไปยังสำนักงานที่เหมาะสม
“เรามีศูนย์บริการทางโทรศัพท์ ที่ทันสมัยและซ้ำซ้อนโดยสิ้นเชิงสอง แห่ง และเรามีโรงพิมพ์หนังสือสองแห่ง” เธอกล่าว “สำนักพิมพ์ของรัฐบาลมีสถานที่สองแห่ง … ที่ทำหนังสือให้เราจริงๆ เราได้สร้างแพลตฟอร์มที่เราคิดว่าสามารถทนต่อปริมาณงานที่เราคิดว่ากำลังมุ่งหน้าไปตามทิศทางของเรา”
จากมุมมองด้านเทคโนโลยีรัฐสามารถเข้าถึงข้อมูลได้มากกว่าที่เคยเป็นมา Sprague กล่าวว่าสามารถตรวจสอบหมายเลขประกันสังคม บันทึกการเสียชีวิต และค้นหาฐานข้อมูลใบขับขี่ของรัฐแบบเรียลไทม์หรือใกล้เคียงเวลาจริงเพื่อให้แน่ใจว่าพลเมืองที่ได้รับหนังสือเดินทางควรจะได้รับ
“เราได้ทำงานหลายอย่างเพื่อให้สิ่งนี้เกิดขึ้นด้วยความช่วยเหลือที่ยอดเยี่ยมจากพันธมิตรอย่าง Social Security Administration โดยเฉพาะอย่างยิ่ง” เธอกล่าว
